1С Документооборот

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить изMSProject. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование— для составления плана проекта;
• отправка на выполнение— для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения— для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат— для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный— режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта— графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор— это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MSWord иOpen Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них— заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно— укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения сними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Контроль исполнения

Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа:

• согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
• утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
• рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
• регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
• исполнение (На исполнении, Исполнен).

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Состояние документа

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Пример отчета по журналу передачи

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:

• разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
• приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
• приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
• включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
• добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
• настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:

• простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
• точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
• полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) иуникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов побизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая ихвцепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников поразличным показателям: соблюдение сроков иуспешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования идругим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

В«1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, всмешанном режиме идаже поусловиям.

Процесс «Согласование».Используется для согласования сответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, атакже решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:

• всем сразу (параллельное согласование);
• поочереди (последовательное согласование);
• смешано (параллельно-последовательное согласование).

Вкачестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. Врамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано сзамечаниями» либо отрицательное— «Несогласовано». Если результат согласования отрицательный («Несогласовано»), после доработки документа процесс можно запустить наследующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования исохранение истории всех виз накаждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.

Процесс «Рассмотрение».Используется для направления ответственному лицу нарассмотрение, например, входящих документов или служебных записок. Рассмотреть документ можно тремя различными способами:

• ввести резолюцию текстом, который вдальнейшем будет обработан инициатором рассмотрения ивручную превращен впоручения конкретным исполнителям;
• лично направить наисполнение— указать исполнителей, сроки, задания кисполнению;
• лично направить наознакомление— указать список ознакомления исроки.

После этого документ получает статус «Рассмотрен» ипринятая резолюция отображается вего карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении нарассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать иззаранее подготовленных шаблонов.

Процесс «Исполнение».Этот процесс используется для направления наисполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так ироли (например, «Секретарь»).

Для процесса предусмотрено три варианта маршрутизации:

• всем сразу (параллельное исполнение);
• поочереди (последовательное исполнение);
• смешано (параллельно-последовательное исполнение). Вэтом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).

• общий срок для всех исполнителей;
• персональный срок для каждого исполнителя;
• общий срок для всехи, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно указать сточностью доминут. Одного изисполнителей можно назначить ответственным. Онбудет отвечать зарезультат исполнения всего процесса вцелом.

Запуск процессов пошаблону

«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы внекоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий состороны пользователей. Для жесткого запуска процессов пошаблону:

• нужно привязать процесс квиду документа;
• при необходимости указать условие автостарта;
• установить флажок «Запретить изменение процессов»;
• выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».

После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, вмомент нажатия накнопку «Записать изакрыть» вкарточке документа.

Иерархия иистория процессов

Все задачи ипроцессы, созданные подокументу, можно посмотреть прямо изкарточки документа иувидеть:

• кто сейчас работает сдокументом;
• какие процессы изадачи запущены подокументу;
• какие изних исполнены, скаким результатом, вкакие сроки;
• какие неисполнены ипросрочены.

Программа показывает всю иерархию процессов, начиная отисходного изаканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями воисполнение своих задач.

Контроль процессов

Любой процесс можно поставить наконтроль. Процесс, вкарточке которого указан Контролер, ставится наконтроль автоматически. Предметы (документы, файлы ит.п.) процессов наследуют признак контроля отпроцессов. Например, если поприказу запущен процесс Исполнение, поставленный наконтроль, топриказ тоже отображается как контрольный. Наконтроль можно поставить нетолько весь процесс, ноиотдельную задачу.

Что можно поставить наконтроль?Все, что угодно: входящие, исходящие ивнутренние документы, файлы, письма, процессы изадачи, мероприятия, проекты ипроектные задачи, идажето, чего нет впрограмме. Контроль позволяет следить засроками иходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля исообщит обэтом попочте.

Как поставить наконтроль?Чтобы поставить объект наконтроль, просто щелкните накартинке «К» или вколонке «К» всписке. Сразу откроется новая контрольная карточка:

• установите срок контроля;
• напишите примечания для себя;
• инажмите «Поставить наконтроль».

Поставленные наконтроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.

Окно «Наконтроле».Работать собъектами контроля удобнее всего вокне «Наконтроле»:

• показывает все контрольные карточки, вкоторых сотрудник является контролером;
• удобно отслеживать ипереносить контрольные сроки, снимать объекты сконтроля, выводить отчеты, создавать наосновании контрольных карточек письма или записи календаря;
• выводит самые просроченные объекты впервых строках вверху.

Мониторинг ианалитика

Мониторинг процессов.В«1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает иконтролирует более 100 показателей повсем процессам, например:

• время просрочки;
• количество просроченных процессов;
• число циклов согласований;
• средние трудозатраты идругие.

При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас попочте.

Анализ процессов.Для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:

• осамых ходовых процессах (например, исполнение)— помогает сосредоточиться наповышении ихэффективности;
• оценка загрузки сотрудников, сезонной зависимости— для принятия мер поускорению сходимости задач;
• отчет очисле дней бездействия покаждому незакрытому документу ипомогает обнаружить зависшие иоставшиеся без внимания документы;
• отчет околичестве незавершенных процессов;
• оценка того, как часто документы несогласуются— для мер поповышению числа положительных исходов согласования;
• список всех просроченных задач сотрудников подразделения.

Автоматическая обработка почты

Правила автоматической обработки писем легко настраиваются самими сотрудниками изаметно повышают эффективность работы. Примеры правил:

• спам-письма сразу переносить впапку «Спам» (сучетом белых ичерных списков);
• автоматически отвечать «Явотпуске» (навремя отпуска);
• автоматически переносить отвеченные письма впапку «Разобранное» (стратегия «мой входящий ящик пуст»);
• автоматически переносить письма впапки отправителей (стратегия «каждому своя папка»).

Хранение истории переписки

История переписки ведется программой автоматически иоткрывается водин клик. Письма попадают нетолько впочтовую историю переписки, ноивисторию переписки подокументам, вместе свходящими иисходящими документами. Таким образом изкарточки документа можно водин клик поднять всю корреспонденцию иэлектронную почту понему.

Привязка писем кдокументам

Письма привязаны ковсем ключевым данным «1С:Документооборота 8»:

• документы (входящий, исходящий, внутренний);
• записи календаря;
• мероприятия;
• проектные задачи;
• процессы;
• ежедневные отчеты орабочем времени.

Благодаря этому изписьма можно быстро записать документ, который сразу будет заполнен данными изэтого письма. Инаоборот, издокумента можно создать письмо, которое сразу будет заполнено всеми данными изэтого документа. После этого историю переписки можно посмотреть нетолько впочте, ноиизкарточки договора.

Поиск писем

Быстрый поиск прямо всписке моментально находит письма, например, поадресату, теме, тексту (как самого письма, так ивложений). Часто используемые условия поиска можно сохранить как специальные папки, чтобы они всегда были под рукой. Поиск писем пореквизитам ищет по18условиям инаходит точното, что вам нужно.

Контроль отправки писем

Программа сама проверяет все отправляемые письма ивыдает предупреждения, если намечается отправка письма слишком большому числу адресатов, пересылка внутренней переписки внешнему получателю идругое.